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从电话到IM(即时通讯软件),从多方电话会议到软硬件视频会议，视频会议作为新一代的信息化应用工具和办公助手，被越来越多的企、事业单位引入到了日常办公中。根据中国计算机报IT实验室调查在2014年5月份至6月底企业视频会议部署情况相关调查显示，通过手机或电话进行会议占据了70.21%，软件视频会议占据了59.57%，硬件视频会议稍次占据了40.85%，而相比较硬件视频会议设备销售的增长约为18%，软件视频会议增长则高达144%。
中小企业的发展中，离不开视频会议软件，在扩展新业务，进行远程沟通和交流方面，视频会议软件起到的作用是不可替代的，根据《中国计算机报》近期的用户调查数据显示，目前中国6成的企业还未采购视频会议产品，在实施视频会议系统中存在如下问题：
一、中小型企业定位不清晰、需求多元化
中小型企业由于对自身业务需求定位不够精准，对视频会议系统不够了解，导致投资行为非理性，对于中小企业来说，不可能花费太多的时间和资金在购买视频会议设备上，其需求的个性化、多样化的特性更要求视频会议设备供应商必须能够提供一种简单易用、便捷高效的视频会议解决方案来满足中小企业的沟通需求。
二、成本控制难度大、系统缺少专人维护
中小企业数量众多，信息化程度参差不齐，对IT投资成本比较敏感，其次受限于中小企业规模小、资金少、人员少等众多因素，线路的资费加上设备的购置费用，会使一些企业在投资和使用上形成一定的经济压力；其次，在设备的使用、维护和管理上，会占用企业一定的人力和物力资源。总之中小型企业呈现出资金少、资源少、技术含量低、专业人员少、会议频繁程度不高等几大特点。
稳定性佳、服务好，费用低，大量的网络配套设施无需购买，网络维护不必考虑，这是中小型企业沟通需求考虑的客观问题，2012年优因视频会议系统产品全面升级，国内视频会议服务品牌中，优因云会议能力最优，多种收费模式，以“好产品+低租金”视频会议服务路线，为全球客户提供无限时的优质视频会议服务。
三、非理性投资问题
中小企业的IT项目实施与大型企业相比有很鲜明的特点，他们往往更重视生产和销售，轻视内部管理，对IT投资也会有不同的考虑。近年来，中小企业市场日渐成熟，行业的飞速发展与企业信息化水平偏低、管理落后形成了鲜明对比，这种不适应迫使中小企业加大对信息技术的软硬件投资。在信息化建设热潮中，一些中小企业由于对自身业务需求定位不够精准，对视频会议系统不够了解，导致投资行为非理性。
四、成本控制难度大
视频会议系统作为一项长期投资，需要企业对其使用成本进行很好的控制。与大型企业相比，中小企业规模有限，结构单一，往往不具备大型企业那样的内部资金调度能力，对资金使用缺乏严密计划，随意性比较大。
另一方面，对比大型企业，中小企业使用视频会议系统的频率较低，往往是应对一些突发事件，因此对视频会议应用成本控制难度大。
五、系统难以得到有效维护
通过数据调查，很多中小企业并不满意视频会议系统提供商的服务，尤其是在系统上线后。这种现象是由视频会议系统提供商强烈的“落单”心理决定的。因为当用户在推进项目时，一些视频会议厂商为了获取订单，在项目谈判初期非常积极。而一旦系统上线，系统提供商对用户系统后续支持维护的服务意识就不够了。
随着信息化建设的推进，中小企业越来越意识到服务的重要性，所需的服务也逐渐从硬件维护转向系统维护、IT咨询等方面。中小企业重视通过咨询服务确定企业自身的管理现状、目前存在的问题，打造适合企业本身的信息化建设流程。
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