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会议室或培训室环境要求要使网络视频会议系统达到更好的效果，会议室的合理设计是非常重要的一个环节。对于各会场的内外装修，有如下建议：
1、会议室的总体要求：
会议室的合理设计是决定图像质量的重要因素之一。完整的视频会议室规划设计除了可提供参加会议人员舒适的开会环境外，更重要的是逼真地反映现场（会场）的人物和景物等，使接收端的与会者有一种临场感，以达到视觉与语言交流的良好效果，由会议室传送出来的图像包括人物，景物，图表，文字等应当清晰可辩。
2、会议室的环境：
会议室内的温度、湿度应适宜、通常考虑为18-22摄氏度的温度，60%-80%湿度较合理。为保证室内空气新鲜，每人每时换气量不小于18立方米。会议室的环境噪声级要求为40dB（A），以形成良好的开会环境。若室内噪声大，如空调机的噪声大，就会大大影响音频系统的性能，其它会场就很难听清该会场的发言；甚至在多点会议中采用“语音控制模式”时，MCU将持续切换到该会场。
3、会议室的布局：
影响画面质量的另一因素，是会场四周的景物和颜色，以及桌椅的色调。一般忌用“白色”、“黑色”之类的色调，这两种颜色对人体将产生“反光”及“夺光”的不良效应。故无论墙壁四周、桌椅均采用浅色色调较为适宜，如墙壁四周米黄色，浅绿，桌椅浅咖啡色等，南方宜用冷色，北方宜用暖色。对摄像背景（被摄人物背后的墙）不宜挂有山水画等景物，否则将增加摄像对象的信息量，不利于图象质量的提高。从观看效果来看，监视器的布局常放置在相对于与会者中心的位置，距地高度大约一米，人与监视器的距离大约为屏幕的6倍高度。对小型会议室（约10人）只需采用29’’至34’’的监视器即可，或为大会议室中的某一局部区域采用；大型会议室应以投影机为主，可采用背投式，可在60’’至100’’之间酌情选择，以100’’为例，其尺寸为：宽2150毫米、高2880毫米、深200毫米，认可度高置于会议室最前面正对人的地方。
4、会议室的照度：
灯光照度是会议室的基本必要条件。摄像机均有自动彩色均衡电路，能够提供真正自然的色彩，从窗户射入的光（色温约5800K）比日光灯（3500K）或三基色类（约3200K）偏高，如室内有这两种光源（自然及人工光源），就会产生有蓝色投影和红色阴影区域的视频图像；另一方面是召开会议的时间是随机的，上午、下午的自然光源照度与色温均不一样。因此会议室应避免采用自然光源，而采用人工光源，所有窗户都应用深色窗帘遮挡。在使用人工光源时，应选择冷光源，诸如“三色基灯”（R、G、B）效果最佳。避免使用热光源，如高照度的碘钨灯等。会议室的照度，对于摄像区，诸如人的脸部应为500LUX，为防止脸部光线不均匀（眼部鼻子和颌下阴影）三基色灯应放置适当的位置，对于监视器及投影电视机，他们周围的照度不能高于80LUX，否则将影响观看效果。
5、会议室声学要求：
为保证声绝缘与吸声效果，室内铺有地毯、天花板、四周墙壁内都装有隔音毯、窗户应采用双层玻璃，进出门应考虑装间隔装置。为保证声绝缘与吸声效果，室内一般需要铺地毯、挂遮光窗帘、配置吸音吊顶、包门等。同时吸声不要过量，避免声音干涩。扬声器的布置应使会议室得到均匀的声场，且能防止声音回传。扩声系统的功率放大器应采用数个小容量功率放大器集中设置在同一机房的方式，用合理的布线和切换系统，保证会议室在损坏一台功放时，不造成会场声音中断。声音信号输入功率放大器之前，应采用均衡器和反馈抑制器进行处理，以提高声音信号的质量。使用尽可能少的麦克风，因为麦克风越多，引入的背景噪音会越强。要求较好的语言清晰度，适当混响时间。
6、会议室供电系统：
为了保证会议室供电系统的安全可靠，以减少经电源途径带来的电气串扰，应采用三套供电系统。一套供电系统作为会议室照明用电；第二套供电系统作为整个终端设备、控制室设备的供电、并采用不中断电源系统（UPS）；第三套供电系统用于空调设备等的供电。接地是电源系统中比较重要的问题。控制室或机房、会议室所需的地线，宜在控制室或机房设置的接地汇流排上引接。如果是单独设置接地体，接地电阻不应大于4欧姆；设置单独接地体有困难时，也可与其它接地系统合用接地体，接地电阻不应大于0。3欧姆。必须强调的是采用联合接地方式，保护地线必须采用三相五线制中的第五根线，与交流电阻的零线必须严格分开，否则零线不平衡电源将会对图象产生严重的干扰。交流电源应接一级负荷供电。电压波动超过交流用电设备正常工作范围时应采用交流稳压或调压设备。重要场合应采用不间断电源。音频设备、视频设备应采用同相电源。在电视会议室、控制室、传输室应设置专用分路配电盘，每路容量宜为15-25A。应专为电视会议设备提供一个电源插座，不要和其他外围设备，特别是大功率设备，如空调、功放等共用。在摄像机、监视器、大屏幕投影、电视机等设备附近均应设置220V三蕊电源插座，每个插座的容量不小于2kW。交流电源的干扰电压不应大于100mV。
保护地线应符合下列要求:
A、保护地线必须采用三相五线制中的第五根线，与交流电源的零线必须严格分开,防止零线不平衡电流对会议电视产生严重的干扰影响。
B、保护地线的接地电阻值,单独设置接地体时，不应大于4Ω；采用联合接地体时，不宜大于0.5Ω。
C、保护地线的干扰电压不应大于25mV。
D、接地系统应采用单点接地式。
7、传输线路布置：
要求把网络线和电话线布到终端设备放置的地方。会议室内信号线、网络线、视频线、音频线、电源线及其他控制线应考虑使用线槽、线管。