如何选择视频会议软件

视频会议改变了传统的会议模式,给企业及个人带来了诸多便利,提高协同办公效率的同时还能够降低运营的成本,是企业理想的工作配置.然而,在网上搜索"视频会议"或者相关的关键词,出现的产品不胜枚举,不仅有类似于华为、思科等大企业的产品,还有数不清类似于优因、全时等中小型企业的产品.众多的品牌,悬殊的价格,精彩纷呈的介绍让对这个行业不了解的用户在选择上感到茫然.

如何在众多的品牌中选择适合自己的厂商并且确定下来具体的产品?业内专家提醒,企业可以从以下三个方面出发,逐步缩小选择范围,直到找到称心如意的视频会议产品.

1、 企业的需求和现状

我们都知道"开源节流"对一个企业的重要性,"节流"--字面上意义就是能不花的钱就尽量不花.在选择视频会议之前,企业不妨首先想一想是否有花费资金去配置视频会议系统的必要.随着聊天软件的普及和发展,现在QQ、MSN、Skype、微信等都具有音视频聊天的功能,并且在网络状况稳定时表现十分优秀,最重要的是这些聊天软件是免费的,如果这些免费软件能够解决企业的音视频会议需求,那就完全没有必要斥资去构建专门的视频会议系统,例如,企业内部的会议如果只是总经理与部门负责人这样的单对单的沟通,那么像Skype这样的优质聊天软件就完全够用了.

考虑到聊天软件只能达到个人与个人之间的通讯目的,无法满足会议室与会议室之间、个人与会议室之间的沟通需求,且在多方共同加入会议方面不太灵便,如果企业内部有更多的会议需求,就需要选择功能更加齐全的办公通讯系统,专门的视频会议系统能够提供文档演示、电子白板、远程协助、会议云盘、屏幕共享等诸多功能,构建企业全息沟通平台,这些功能在传统的免费聊天软件中是难以实现的.

2、 硬件视频会议or软件视频会议

视频会议系统主要分为硬件视频会议和软件视频会议,从字面上不难看出,两者的侧重点不同.一般而言,硬件视频会议系统具有较高的清晰度、安全性和稳定性,但是集成性低,价格较贵(动辄几十万)并且操作复杂,会议系统一旦出现故障,维修成本巨大,在系统的扩展性和升级方面表现也很不灵活.

相比较而言,软件视频会议系统成本低,集成性好,部署便捷,由于是SaaS模式的标志性产品,软件视频会议的付费方式非常灵活,可以按次、按月、按年租用,也可以一次买断,终生使用,它还能与远程教育培训、企业OA等系统整合,系统的扩展性极佳.但相较于硬件视频会议系统而言,软件视频会议的稳定性和安全性一直被诟病.

随着互联网的发展,视频会议厂商也提出了"软硬一体化"的设计方式,通过优势互补最大限度地提升用户体验,类似于优因科技提出的会议室建设方案,通过摄像头、麦克风、优因盒子三件套即可将企业原本存在的硬件视频会议设备和软件视频会议系统结合,不仅让音视频更加稳定,还大大降低了会议进行的复杂程度及成本.

回到企业,一般高大上的企业、政府、能源、电力、金融保险等行业的高层(一、二级单位),用的一般都是硬件的视频会议系统,因为这种大企业的高层开会都是比较正式严肃的,对会议过程中音视频的稳定性要求很高,再者他们也不差钱.企业选择硬件视频会议系统的品牌以polycom(宝利通)居多,毕竟这是行业领导的品牌,其他如cisco(思科)、华为、中兴等,在市场上都有相应的份额.一般来说,这些企业二级以下的单位,如果数量不是特别多,可以用硬件终端扩容,如果数量多、分布广,可以用软件扩容.软件扩容也分2种,一种是硬件厂商的软件,另一种是第三方软件厂家的软件.

对于中小型企业来说,软件视频会议系统是更好的选择.硬件视频会议系统虽然更加安全、稳定,但在集成性、兼容性、扩展性等方面存在着许多弊端,对大企业来说,斥资几十万甚至几百万建设硬件视频会议系统并且每年花费几十万来维护升级设备也许不是难事,但对中小型企业来说,很难去承受这样的投资,这也是硬件视频会议系统在中小型企业和新兴企业很难普及的主要原因.在软件视频会议系统日趋成熟的今天,诸如优因、全时这样的软件视频会议厂商推出的产品在用户体验上甚至已经远超过一些硬件视频会议厂商,他们降低企业在视频会议上的投入并给予优质的视频会议体验,性价比极高.

3、产品的适用性及售后

选定是硬件视频会议还是软件视频会议以后,用户就可以从功能性、操作性、安全性、便捷性等方面考虑并在网上筛选出2-3家品牌,然后对他们的产品进行试用比较(硬件视频会议系统试用起来可能比较麻烦,软件视频会议厂商一般在官网上就有下载试用的选项).

客观地说,市场上存在的视频会议产品在功能上大同小异,用户在选择上可以从功能、价格等方面考虑,比如选择软件视频会议系统时,相关的软件能够在哪些平台、哪些操作系统上使用,软件是否具有全息协同办公的功能,以及软件的安全性、稳定性等,这些都是选择视频会议厂商的重要因素.此外,对于地理位置比较分散的用户,应选择服务范围覆盖广的品牌产品,对产品售后比较在意的客户应选择售后服务更加完善的品牌产品.